Tugas-tugas Admin yang Wajib Kamu Tahu. Baca Dulu Sebelum Lamar Lowongan.
Saat kamu mencari lowongan kerja, mungkin kamu sering menemukan berbagai lowongan admin perusahaan. Mulai dari perusahaan skala kecil hingga perusahaan multinasional idaman banyak orang. Lowongan admin memang cukup populer. Jadi, tugas admin ngapain aja sih?
Secara umum, kita tahu bahwa staf admin atau administrasi bertugas untuk mengurus berbagai surat dan dokumen. Namun, ternyata ada tugas-tugas menarik lainnya lho dari profesi yang sangat populer ini.
Apa Itu Profesi Admin?
Sudah tidak asing kan dengan istilah ini? Sebenarnya, apa definisi dari pekerjaan ini? Lalu, apa saja tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan? Apakah hanya berhubungan dengan surat-menyurat serta dokumen kantor atau ada hal-hal lainnya?
Sebelum masuk ke tugas, kita bahas dulu definisinya ya. Admin atau administrasi memiliki fungsi dalam berbagai tata kelola perusahaan. Sesuai dengan jenis perusahaannya, staf admin akan menyiapkan dan mengatur berbagai keperluan perusahaan.
Pekerjaan administrasi untuk perusahaan atau kantor sering disebut sebagai admin kantor atau administrasi perkantoran. Apakah kamu salah satu yang berminat untuk memasuki pekerjaan favorit ini?
Apa Saja Tugas dari Staf Administrasi Perkantoran?
Setelah membaca penjelasan administrasi perkantoran di atas, apakah sudah bisa membayangkan apa saja tugas-tugasnya. Untuk mengetahui lebih detail, simak tugas-tugas staf administrasi perkantoran di bawah ini.
- Merancang Agenda Kantor
Setiap perusahaan pasti memiliki berbagai kegiatan yang harus dijalankan. Oleh sebab itu, dibutuhkan orang khusus untuk mengatur hal tersebut supaya semua agenda berjalan dengan baik dan tidak terjadi benturan.
Tugas pertama staf administrasi, yaitu merancang atau menyusun agenda kantor. Staf admin bertugas menyusun jadwal semua kegiatan secara lengkap, misalnya, agenda rapat manajer dengan klien. Tak hanya menyusun jadwal, staf admin juga perlu menyiapkan keperluan yang harus ada agar rapat dapat berjalan dengan baik, baik dokumen atau pun peralatan penunjang rapat.
- Melakukan Entry Data
Profesi kerja admin tidak lepas dari kegiatan entry atau penginputan data. Kegiatan ini merupakan proses memasukkan suatu informasi dari divisi lainnya ke sebuah dokumen tertentu, agar mudah dipahami atau dibaca.
Wah, kayaknya ribet, ya?
Sebenarnya tidak, dengan catatan kamu memahami betul tata laksana dan tata cara kerja sebagai staf administrasi. Semua hal itu akan lebih mudah.
Jadi, sangat penting untuk kamu paham betul sebelum melamar sebagai staf administrasi. Caranya, dengan mengikuti pelatihan kerja untuk mempersiapkan diri memasuki dunia kerja
- Pengarsipan Data
Masih berhubungan dengan tugas sebelumnya, nih! Setelah melakukan input, data tersebut perlu diarsipkan supaya aman. Selain aman, pengarsipan ini menjadikan data terorganisasi dengan baik, dan mudah dicari jika suatu saat diperlukan.
Staf administrasi berkewajiban memastikan data-data tersebut aman dan terjaga kerahasiaannya. Perlu diketahui bahwa pengarsipan haruslah sesuai dengan SOP yang berlaku di perusahaan, sehingga tidak terjadi kesalahan.
Tugas pengarsipan data memang sangat penting, terlebih kadang juga berhubungan dengan kepercayaan dari klien. Kalau kamu bekerja sebagai staf administrasi, jangan sampai data yang kamu miliki bocor ke pihak yang tidak terkait ya. Bisa bahaya tuh, perlu sangat hati-hati!
Lakukan berbagai pengecekan ulang jika memang diperlukan, supaya keamanannya tetap terjaga dengan baik.
- Membuat Berbagai Rekap Data
Masih berhubungan dengan data, tugas selanjutnya adalah melakukan rekap data. Rekapan data bisa secara fisik atau digital, bahkan bisa keduanya.
Data yang sudah masuk perlu direkap dengan baik sehingga tidak ada yang tercecer. Dengan begitu, pengelolaannya akan lebih mudah. Jika saat tertentu diperlukan, data mudah dicari.
Seperti apa sih bentuk rekapannya? Hal ini tertentu berbeda di setiap perusahaan, dan kalian mesti menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dengan begitu, rekap data dapat dipakai dengan lebih optimal.
Untuk urusan data, memang cukup banyak yang harus dilakukan. Bagaimana pun data merupakan aset penting perusahaan yang perlu dijaga dengan baik.
- Mengelola Dokumen Kantor
Tugas selanjutnya adalah mengelola dokumen kantor. Apa saja jenis dokumen tersebut? Tentunya, disesuaikan dengan jenis kebutuhan perusahaan. Ada beberapa jenis dokumen yang umum dimiliki semua perusahaan, misalnya dokumen keuangan dan notulensi rapat.
Jika kamu bekerja sebagai admin, dokumen merupakan aset penting yang perlu kamu jaga nih. Wah, ternyata banyak ya tanggung jawabnya?!
Yah, hal ini membuktikan bahwa bagian administrasi sangatlah penting bagi setiap perusahaan. Jadi, kamu sangat pantas berbangga diri jika bekerja di bagian ini. Pekerjaan ini memang bisa disebut sebagai pekerjaan primadona loh!
- Mengurus Surat-Menyurat
Hal lain yang sangat erat berhubungan dengan kerja sebagai admin adalah surat-menyurat. Staf administrasi bertanggung jawab untuk mendata dan mengelola surat masuk serta mengirimkan surat keluar sesuai keperluan perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki keperluan masing-masing terkait surat-menyurat. Ada jenis surat yang berkaitan dengan transaksi, misalnya surat penjualan dan surat pembelian. Ada juga untuk keperluan operasional, seperti surat perintah kerja, surat domisili, surat perintah kerja, dan sebagainya.
Surat-menyurat harus dilakukan dengan teliti, supaya tidak terjadi kesalahan yang merugikan di kemudian hari. Tentunya, tidak ada perusahaan yang berencana merugi akibat salah ketik dan sebagainya, betul bukan?
Staf administrasi juga perlu memastikan bahwa semua surat masuk telah diterima oleh bagian-bagian yang berkepentingan. Tak hanya dikelola dengan baik, pengarsipan surat pun perlu diperhatikan. Selain tidak tercecer, surat yang terarsipkan dengan baik dapat mempermudah pekerjaan bagian-bagian lainnya.
Surat-menyurat bukan hanya dalam bentuk fisik, namun juga digital yang disampaikan melalui email. Pada era ini, sudah semakin umum penggunaan surat digital untuk menggantikan surat fisik.
Oleh karena itu, staf admin mesti mengikuti perkembangan teknologi nih. Jangan sampai gaptek atau gagap teknologi karena sangat berpengaruh pada kinerja.
- Mengurus Berbagai Akomodasi
Mengurus akomodasi untuk keperluan perusahaan merupakan bagian dari tugas staf admin. Sebagai contoh, mengurus tiket kereta atau pesawat, mencari penginapan, serta mengatur tempat rapat.
Jika kamu bekerja sebagai admin, kamu harus pandai mengatur akomodasi! Kesalahan tanggal pemesanan atau kesalahan sepele lainnya dapat berakibat buruk.
Pengaturan administrasi yang baik akan mendukung berbagai agenda terlaksana dengan optimal. Itu sebabnya tanggung jawab bagian administrasi yang perlu diperhatikan dengan baik, karena bisa jadi berhubungan dengan banyak klien.
Administrasi juga pastinya perlu mengatur jadwal yang tepat untuk berbagai perjalanan bisnis, terlebih ketika perlu mengadakan pertemuan dengan pihak lain. Jadwal harus dibuat dengan mempertimbangkan berbagai hal, termasuk akomodasi penginapan.
- Mengurus Panggilan Telepon
Tugas admin selanjutnya adalah mengurus panggilan telepon. Bekerja di bagian administrasi, berarti kamu akan melakukan komunikasi dengan berbagai pihak melalui telepon.
Di perusahaan besar, mengurus telepon biasanya menjadi tugas customer service. Namun, untuk perusahaan skala menengah atau yang tidak memiliki customer service tersebut, staf adminlah yang bertanggung jawab untuk hal tersebut.
Sementara itu, jika dibutuhkan untuk melakukan panggilan keluar, staf admin harus selalu siap melakukannya.
Nah, karena berhubungan dengan banyak orang, skill komunikasi tentu menjadi penting untuk dipelajari. Perlu belajar bagaimana berbicara dengan utusan perusahaan dari perusahaan lain sebagai lawan bicara. Jadi, jangan sampai salah gaya bahasa, ya!
- Mengurus Inventaris Kantor
Tentunya, setiap kantor atau perusahaan memiliki berbagai peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang operasional. Inventaris kantor diurus bagian administrasi, mulai dari mengatur pembelian, mencatat, memastikan kondisi, hingga melaporkannya.
Jadi, staf administrasi bertugas mengurus barang-barang yang dimiliki kantor, seperti membeli alat tulis kantor, memastikan tinta printer tersedia, proyektor ada di ruang rapat, dan lain-lain.
Jika ada alat kantor yang rusak, admin bertugas merencanakan perbaikan dan menghubungi teknisi terkait. Semua harus diatur dengan baik supaya tidak mengganggu pekerjaan di bagian lain, sehingga semua pekerjaan dapat selesai sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
Mungkin saja, sekilas terlihat simpel, ya? Namun jangan salah, hal ini sangat penting untuk berbagai keperluan kantor. Jika ada yang kurang, akan repot, bukan?
- Bertanggung Jawab dalam Membuat Laporan Berkala
Setiap perusahaan pasti perlu membuat laporan berkala. Manajer dan supervisor pastinya ingin tahu apa saja kegiatan atau pekerjaan yang telah dilakukan. Dengan laporan tersebut, mereka bisa tahu apa saja yang kurang atau perlu diperbaiki.
Berbagai evaluasi dapat disampaikan dalam bentuk laporan, sesuai dengan SOP dari perusahaan. Dari laporan ini, perusahaan bisa mencari strategi untuk melakukan perbaikan ke depannya.
Nah, bagian administrasi bertugas untuk pembuatan laporan. Laporan yang dibuat bisa disesuaikan dengan keperluan, misalnya laporan harian, mingguan, bulanan, laporan kuartal, hingga laporan tahunan.
Itulah berbagai tugas admin untuk perkantoran, mulai dari merancang agenda hingga membuat laporan berkala. Apakah profesi sebagai staf admin semakin terdengar menarik buat kamu? Atau justru sebaliknya?
Meski beberapa tugas terlihat membingungkan, namun banyak hal menarik juga yang bisa kamu dapat dari pekerjaan ini. Misalnya, kamu jadi semakin sering berkomunikasi dengan banyak orang. Kamu juga bisa lebih membantu jalannya perusahaan, misalnya dari menyusun agenda yang paling sesuai dan efektif.
Pada dasarnya, bagian administrasi sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Jika kamu tertarik untuk bekerja di bagian ini, skill yang berhubungan dengan tugas-tugas di atas perlu kamu kuasai.
Nah, untuk memperdalam skill dan kemampuan, ada banyak hal yang bisa kamu lakukan. Kamu bisa banyak membaca dan mencari tahu dari berbagai sumber. Kamu juga bisa ikut pelatihan agar bisa kerja menjadi staf admin HRD/GA.
Kamu bisa mendapatkan berbagai manfaat jika mengikuti pelatihan ini, apa saja?
- 20+ sesi pelatihan intensif bersama kakak tutor.
- Praktik tugas dan project admin sesuai dunia kerja
- Penempatan magang selama 3 bulan
- Sesi pendampingan 1 on 1 dengan kakak tutor
- Pendampingan cari kerja sampai dapat
- Mendapatkan sertifikat pelatihan dan magang
Saat ini, dibuka Kursus Lengkap Batch 3 Talenesia dengan periode pendaftaran 5 Juni sampai dengan 9 Agustus. Daftar sekarang di sini.
